商业秘密

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如何降低员工泄露商业秘密的风险

更新时间:2014/6/17 20:30:40  浏览次数:1431  来源:中国保密网
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  导读企业员工是商业秘密产生、流转、使用、保护的特殊“载体”,也是商业秘密泄露最主要的风险源。据最高人民法院统计显示,目前,我国企业单位90%以上的商业秘密泄密案件皆因员工跳槽引起。因此,加强员工管理,确保人才有序流动,是降低商业秘密泄露风险的根本性措施。

    加强关键岗位员工的入职管理

    企业人才来源一般以外部招聘为主,为防止品质不良人员或商业间谍进入企业,人力资源管理部门在招聘前应做好以下工作:一是要全面分析掌握招聘职务和岗位涉及商业秘密的情况,根据岗位需求确定招聘条件和考察评价标准;二是在确定聘用目标后,对应聘者要重点进行背景调查和信誉考察,查验身份、证件、证书、履历表的完整性和真实性;三是对跳槽频率较高的人员,要进行必要的走访考察。重点了解是否已与原单位解除劳动合同关系,在原单位是否负有保密义务和和签订有竞业限制协议及其履行情况;四是了解应聘人员是否有泄密或非法携带商业秘密辞职的不良行为。对于在原单位负有保密义务或签订有竞业限制协议而擅自辞职、跳槽的人员,要审慎聘用,即便聘用也不要安排在商业秘密集中的岗位。

相对外部招聘来说,内部调剂聘用人员的泄密风险相对较小,但当员工转岗、职务晋升或在工作中需要接触核心商业秘密信息时,企业同样需要对其进行信用考察和岗位培训,防止员工因不胜任岗位或调岗出现的其他原因导致泄露商业秘密。实践中,企业的技术、经营骨干集体离职,利用在原单位掌握的核心技术和客户资源“另起炉灶”,低价倾销同质产品,导致“老东家”市场急剧萎缩,甚至破产倒闭的司法判例时有发生,企业招聘、聘用人员应引以为戒。                                                                      

注重在职员工的过程管理

为降低职员工泄密风险,企业人力资源部门和业务部门要统筹协调,建立科学的员工管理机制,对关键岗位员工实行全过程管理。

    明确岗位职责。企业应明确岗位商业秘密保护职责,规定在岗员工商业秘密保护内容,并纳入员工绩效考核,把商业秘密保护确定为员工的分内工作,具体要求包括:遵守国家法律法规和企业保密行为规范,履行岗位保密职责,妥善保管经手的商业秘密信息,不得擅自抄录、复制、披露、传输、销毁记录商业秘密的数据资料,发生泄密事件或发现泄密隐患及时向管理部门汇报等。

    签订保密协议。与员工签订保密协议,是保密成本最低、警示效果最好的保密措施之一,为广大企业所普遍采用。企业在与员工签订保密协议时,要注意以下几点:其一,保密协议要根据员工的涉密程度和岗位职责制订不同版本;其二所签订的保密协议不能侵犯员工的人身自由和合法择业的权利;其三,协议要明确保密的对象、范围、内容,使之具有可操作性;其四,单项保密协议要符合企业商业秘密保护体系和管理机制的基本要求。

    将商业秘密知悉范围控制到“最小”。企业应根据“需要则知道”的原则,将商业秘密的知悉范围控制到“最小”。控制知悉范围的方法:一是分割拼图法,将一项工作任务拆分成苦干部分,不由一人掌握全部。只有不同部门、员工从事的工作拼在一起,才能得出“拼图”全貌。二是代码替代法,如将产品原料、配方含量等以代码使用,代码设计以操作工人不知道具体内容可正常工作为准。三是隔离法,将企业各部门、工序、区域进行分割封闭,对处理商业秘密的计算机及其网络与互联网等公共网络实行物理隔离;逻辑隔离主要用于企业的计算机网络,如将本单位的计算机网络划分成不同的“域”,各“域”之间通过防火墙、绑定MAC地址等实施逻辑隔离,部门之间未经授权无法相互查看信息。

加强行为审计和考核监督。企业一方面要检讨保护机制是否脱离实际情况,影响了业务的连续性,避免保密制度流于形式;另一方面要综合运用技术和管理手段,提高行为审计和泄密行为、事件发现能力,及时对违规员工一视同仁地进行监管,督促员工养成良好的保密习惯。                                                                                  

实行离职员工契约约束

    现代企业一般都规定了员工离职的管理措施,包括离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品及公司财产移交等。人力资源部门在为员工办理离职手续时,要强化对知悉、掌握核心商业秘密员工离职的契约约束。

    重申保密义务。员工的保密义务不因劳动合同的解除而终止,保密期限直至商业秘密公开或消失为止。因此,在离职面谈时,人力资源部门要向员工重申保护商业秘密的义务,要求员工另行作出书面保密承诺。

    签订并启动竞业限制协议。人力资源部门首先要审查与离职人员签订的竞业限制协议,未签订的有必要进行补签。签订竞业限制协议的范围不宜过宽,一般仅限于掌握核心商业秘密的数人,协议条款规定不得限制员工离职后使用属于与自身人格不可分离的知识、经验和技能;竞业限制的行业、地域范围不能超出本单位商业秘密所产生的经济利益或实现竞争价值的领域,最长不得超过2年。要特别规定的是,在劳动合同正式解除之日起,企业必须按月向离职员工支付竞业限制补偿金。

    做好交接工作,撤销办公权限。企业应指定专人负责离职员工的交接工作,详列交接清单,并明示离职员工不得复制、毁损文件、资料和设施。此外,还要通知相关部门,撤销该员工办公网络访问权限和工作区域的通行权限。

    通知业务相关方和员工新就职单位。企业应将员工离职的情况通知曾与其联系的供货商、经销商、采购商、外协加工等单位,避免员工离职后仍以本单位名义继续从事相关交易。掌握核心商业秘密的员工到竞争对手一方就职的,应将员工在本单位的工作性质和业务范围书面通知对方单位,明确告之其不得非法使用本单位的商业秘密。

    做好尽职调查。在员工离职的最初1年内,企业要密切关注市场动向,调查市场份额是否急剧下降,有没有同类产品低价上市及其渠道,有没有同质企业在短期内异军突起,以此判断员工是否履行了竞业限制协议,是否向其“新东家”披露了原工作单位的商业秘密。

    在现实生活中,无论多么严苛的保密措施,也无法完全阻止员工的故意泄密行为。因此,企业在加强人员管控的同时,还应注重企业文化建设,营造和谐的工作环境、打造优化个人空间,让员工在工作中有尊严、有安全感、归属感和受重视感,以稳定员工队伍、减少人才流失。苹果公司是企业保密文化建设和运用最为成功的典范,值得企业管理者借鉴。这家公司到处都是监视摄像头和门禁,员工稍不注意保密就可能被炒鱿鱼,如此严苛的保密要求并未引起员工的反感,反而认为苹果公司“是一个有趣的地方”,研发工程师为自己的保密能力而自豪,员工能自觉地认识到泄露企业商业秘密是不负责任的表现。(/张素英) 

永不停止对证据的挖掘;永不停止对法律的专研;永不停止对最佳法律方案的探究。

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